Wenn irgendwelche Daten verschwinden, ist das zwar ärgerlich, bedeutet aber in den meisten Fällen nicht das Ende der Welt. Dennoch ist die Wiederbeschaffung der digitalen Schätze meist recht aufwändig und kostet Zeit und Geld. Für beides hat man immer bessere Verwendung. Ein gut durchdachter Backup-Plan hilft, diese Panne schnell zu beheben.
Viele gutmeinende Tipp-Geber empfehlen aufwändige Sicherungen. Diese haben natürlich Recht, aber Aufwand und Nutzen stehen nicht immer im korrekten Verhältnis. Ich verfolge in diesem Artikel eine möglichst einfache und pragmatische Strategie, mit der man für die meisten Fälle gewappnet ist. Sie eignet sich für Solounternehmer oder kleine Firmen, die ihre IT (Computer, Bildschirm, Drucker, WLAN) selbst verwalten.
Sobald mehrere vernetzte Arbeitsplätze im Unternehmen vorhanden sind, gibt es in den meisten Fällen einen externen oder gar hauptamtlichen IT-Fachmann, der sich um alles kümmert. Aber dennoch mag es sinnvoll sein, mit dem hier beschriebenen Plan ein eigenes Arbeitsplatz-Backup zu erstellen.
Kein Backup ist zu 100% sicher, jedoch schläft es sich besser, wenn die Daten noch einmal gesondert abgespeichert sind.
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Gründe für Datenverlust
Der Verlust von Daten kann ganz verschiedene Ursachen haben. Der vermutlich am weitesten verbreitete Grund für das Verschwinden von Computerinformationen ist wohl menschliches Versagen, also das versehentliche Vernichten von Texten, Fotos oder Mails. Jeder, der einen Computer benutzt, kennt das:
- Es wird versehentlich Text überschrieben und gespeichert, so dass der alte Text verschwunden ist.
- Fotos werden verändert und mit dem Befehl „Datei speichern“ statt „Datei speichern unter“ gesichert, die benötigte Altversion ist damit weg.
- Wer für eine saubere Dateistruktur ist, der löscht Daten oder Mails auf Nimmerwiedersehen, statt sie in den Papierkorb zu schieben. Statt mit der „Del“- oder „Entf“-Taste sind die Informationen in Kombination mit der Shift-Taste sofort entfernt. Adieu Daten.
- Wenn man selbst oder Mitarbeiter schädliche Software durch unbedachtes Surfen im Internet ins Unternehmen bringt, kann es durchaus auch möglich sein, dass wichtige Daten zerstört werden.
Häufigster Grund für Datenverlust: versehentliches Löschen
Aber auch externe Gründe sorgen für mögliche Datenverluste.
- Das können beispielsweise Elementarschäden im Büro sein. Wenn es brennt oder es einen Wassereinbruch gibt, sind elektronisch gespeicherte Daten ebenso betroffen wie jene auf Papier.
- Und dann gibt es noch böse Buben und Mädels, die Daten klauen, vernichten oder unbrauchbar machen. Die Spanne dieser Verbrecher reicht von Hobby-Hackern bis zu Einbrechern im Auftrag von Wettbewerbern, die sich vom Datenverlust einen Vorteil für das eigene Geschäft versprechen.
Backups helfen bei Datenklau
Einfacher Backup-Plan
Der folgende Backup-Plan ist insbesondere für kleine Büros gedacht, die bislang überhaupt keine regelmäßige Datensicherung betreiben. Sie hat zwei Ziele:
- mögliche Datenverluste minimieren
- Datenkopien sicher verwahren.
Online-Sicherheit herstellen
Erster Schritt für’s Backup: Security-Suiten können das System gegen Manipulation von außen abschirmen.
Der erste Schritt zur Datensicherheit beginnt noch vor der Erstellung und Speicherung von Daten. Mit geeigneter Software müssen externe Schadquellen ausgetrocknet werden. Für kleine Unternehmen oder Einzelrechner (Desktops und Laptops) eignen sich die bekannten Security-Suiten (Norton 360, Kaspersky oder Bitdefender). Für einen vergleichsweise geringen Jahresbetrag erhält man eine recht umfassende Sicherheit gegen Viren und andere Störenfriede, die meist ohne weitere Konfiguration funktioniert.
Datenkopien erzeugen
Die bestehenden Daten benötigen Kopien. Dafür gibt es verschiedene Softwareprogramme, mit denen sich auf einfache Weise die betreffenden Daten auf einem separaten Speichermedium spiegeln lassen. Beispielsweise lassen sich mit Microsofts kostenlosem Tool SyncToy unter Windows ganze Laufwerke oder einzelne Verzeichnisse zwischen unterschiedlichen Speichern synchronisieren. Wenn man diese wirklich sehr einfache Datensicherung einmal am Tag – vielleicht vor Feierabend – laufen lässt, hat man einen zweiten relativ aktuellen Datenbestand für den Notfall.
Ein geeignetes externes Speichermedium kann eine mobile Festplatte sein. Für eine schnelle Speicherung kann man beispielsweise ein SSD-Laufwerk benutzen das sich per USB 3 mit dem Computer verbinden lässt, wie beispielsweise Samsung T5, SanDisk Portable oder WD My Passport Go.
Eine weitere Möglichkeit ist die Sicherung auf einen Cloud-Speicher, den viele Internet-Provider oder Dienste wie Dropbox, GoogleDrive, Apple iCloud, OneDrive oder AmazonDrive anbieten.
So gelingen Foto-Backups
Direkt nach dem Fotoshoot ist die einzige Kopie der Bilder lediglich auf der Speicherkarte in der Kamera hinterlegt. Gleich nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz sollten diese Bilddateien an die gewünschte Stelle in der betrieblichen Datenstruktur kopiert werden. Anschließend erzeugt man wie zuvor beschrieben eine weitere Kopie der Daten auf einem separaten Speichermedium. Erst jetzt sind die Daten von der Speicherkarte zu löschen.
Fotobackup: Aufnahmen sofort auf den Rechner und dann auf zweites Medium sichern.
Backup sicher verwahren
Für die externe Datensicherung ist es wichtig, dass diese Speichermedien nicht permanent physisch verbunden mit dem Arbeitscomputer sind, damit der Zeitraum, in dem potenzielle Schadsoftware auf den Speicher zugreifen kann, möglichst gering ist.
Außerdem ist darauf zu achten, dass man den Speicher auch örtlich möglichst häufig getrennt lagert, damit er vor Diebstahl oder Elementarschäden bewahrt bleibt.
Ein Online-Cloudspeicher erfüllt beide Prämissen.
Für die externe Festplatte hat sich eine ganz pragmatische Lösung bewährt: Sie wandert in der Aktentasche des Datenbesitzers nach Dienstschluss mit ihm nach Hause. Bei einem Gewicht von 90 Gramm und dem Volumen einer Streichholzschachtel ist das wohl ein Aufwand, den jeder bewältigen kann.
Etwas professioneller ist die Verwahrung wichtiger Daten auf einem externen Netzwerkspeicher (NAS), der auch dezentral positioniert sein kann. Für die Einrichtung solcher Geräte wie beispielsweise Synology, Qnap oder WD My Cloud ist aber etwas Wissen und Aufwand erforderlich.
Zusammenfassung
Für eine einfache Datensicherung sind folgende Aspekte wichtig:
- Online-Verbindung absichern
- Alle relevanten Daten regelmäßig auf externe Speicher kopieren
- Externe Speicher physisch und örtlich vom Arbeitssystem trennen